Подробности

Категория: Интернет

Опубликовано 11.01.2021

Автор: Игорь Косарев

Просмотров: 2691

Как правильно вести деловую переписку?

Обработка и отправка электронной почты – достаточно серьезное занятие, ведь все ваши ошибки и недоработки будут еще долго храниться в чьих-то почтовых ящиках. Чтобы составлять письма более грамотно, нужно придерживаться определенных правил, о них и поговорим.

Фото: ©Depositphotos/Vladru

1. Тема письма достаточно важна, ведь именно по ней получатель будет судить, стоит ли открывать письмо. Поэтому краткую формулировку «Не получается» лучше заменить более понятным и развернутым «Заказ по изготовлению спортивных сумок не будет выполнен в срок». При этом тема письма не должна превышать десяти коротких слов, иначе она не поместится в строку папки «Входящие», и получатель не сможет составить мнение о содержании вашего письма.
2. Не стоит отправлять важную почту в пятницу вечером. Ее никто не будет читать в выходные, а в понедельник получатель будет настолько завален почтой и работой, что может случайно удалить ваше письмо или просто не обратит на него внимания.
3. Если к тексту нужно приложить несколько файлов внушительных размеров, не стоит прикреплять их к самому письму: они могут не поместиться в почтовый ящик получателя. Лучше разместить их на каком-нибудь файлообменнике, а в письмо добавить ссылки. Если в файлах содержится конфиденциальная информация, необходимо поставить пароль и указать его в письме.
4. Не стоит злоупотреблять пометкой «Важное». Если вы каждое свое письмо будете помечать таким образом, люди перестанут относиться к ним серьезно и могут не обратить внимание на сообщение, которое окажется действительно важным.
5. Следует обращать внимание на число адресатов полученной почты. Если их было несколько, обязательно нужно ответить всем. В противном случае может получиться путаница из-за того, что одни получат ответ, а другие – нет.
6. В случае длительной деловой переписки с одним человеком не нужно постоянно отвечать на его сообщения и тем самым растягивать цепочку цитирования. После того как вы обсудите один вопрос, переходите к другому. Для нового предмета обсуждения следует создать новое письмо, указав для него соответствующую тему.

Надеемся, что эти рекомендации помогут сделать ваше общение по электронной почте значительно эффективнее.

Еще ответы:

• Как улучшить память?
• Как научится красиво говорить?
• Как избавиться от забывчивости и укрепить память?
• Как по почерку определить характер?